Criminal compliance w działalności gospodarczej
Projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary nakłada na przedsiębiorców szereg obowiązków związanych z zapobieganiem przestępczości gospodarczej związanej z ich działalnością.
W ramach zarządzania ryzykiem uwzględniać należy przede wszystkim konieczność zapewnienia odpowiednich procedur, które zbiorczo określić można jako „criminal compliance”.
Odpowiedzialność podmiotu zbiorowego w dużej mierze zależy od podjętych przed ten podmiot działań w celu uniemożliwienia popełnienia czynu zabronionego. Obowiązek wdrożenia odpowiednich rozwiązań spoczywa na osobach zarządzających podmiotami zbiorowymi, dlatego warto z odpowiednim wyprzedzeniem rozpocząć przygotowania do wejścia w życie nowej regulacji.
Wina w wyborze, nadzorze i wina organizacyjna
Warunkiem odpowiedzialności za czyny osób niebędących członkami organów będzie brak dochowania należytej staranności w wyborze osoby (wina w wyborze) lub w nadzorze nad taką osobą (wina w nadzorze).
Ponadto ocenie z punktu widzenia prawnokarnego podlegać będzie tzw. wina organizacyjna, tj. stwierdzenie w działalności przedsiębiorcy takich nieprawidłowości, które ułatwiły lub umożliwiły popełnienie czynu zabronionego w sytuacji, gdy inna organizacji działalności mogła zapobiec popełnieniu tego czynu.
W celu uniknięcia odpowiedzialności z tytułu winy organizacyjnej konieczne jest przeanalizowanie zasad działalności przedsiębiorstwa i wdrożenie odpowiednich środków z uwzględnieniem rozmiaru i przedmiotu działalności przedsiębiorcy.
Procedury criminal compliance
W ramach tworzenia lub dostosowywania wewnętrznych regulacji w ramach criminal compliance przedsiębiorca powinien w szczególności:
- określić zasady postępowania w przypadku zagrożenia popełnienia czynu zabronionego lub skutków niezachowania reguł ostrożności,
- określić zakres odpowiedzialności organów, innych komórek organizacyjnych, pracowników lub osób uprawnionych do działania w imieniu lub w interesie przedsiębiorcy,
- określić osoby lub komórki organizacyjnej nadzorującej przestrzeganie przepisów i zasad regulujących działalność przedsiębiorcy,
- określić zasady reagowania w sytuacji uzyskania przez organy lub osoby uprawnione do reprezentowania przedsiębiorcy czy nadzoru nad nim wiedzy na temat nieprawidłowości w organizacji,
- wdrożyć system informowania o nieprawidłowościach zapewniający ochronę sygnalistom – tzw. whistleblowing.
Przedstawione obowiązki mające na celu wyeliminowanie nieprawidłowości na poziomie organizacyjnym dotyczą dużych i średnich przedsiębiorców, a ich skuteczne wdrożenie może zabezpieczyć przedsiębiorcę przed odpowiedzialnością karną i powiązaną z nią odpowiedzialnością finansową.
Audyt prawnokarny i procedury z zakresu criminal compliance
W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia audytu prawnokarnego, w trakcie którego ocenione zostaną zarówno ryzyka związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak i obowiązujące dotychczas procedury.
W zależności od wyników audytu powinny zostać opracowane odpowiednie regulaminy i instrukcje przewidujące sposoby procedowania w określonych przypadkach w celu zminimalizowania ryzyka popełnienia czynu zabronionego przez osoby, za które odpowiedzialność może ponosić przedsiębiorca. Criminal compliance służy zarówno ochronie podmiotu zbiorowego, jak i kadry zarządzającej, gdyż kwestie te są nierozerwanie ze sobą związane. Ograniczenie ryzyka wypełnienia znamion czynów zabronionych przez organy i osoby działające w interesie podmiotu zbiorowego lub je reprezentujące (prokurenci, pełnomocnicy) ma wpływ na ograniczenie odpowiedzialności podmiotu zbiorowego.
Wśród szeregu procedur, na których potrzebę wdrożenia wskażą wyniki przeprowadzonego audytu prawnokarnego, wymienić można na takie ich rodzaje jak:
- polityka antykorupcyjna,
- procedura nawiązywania, kontynuowania i zakończenia współpracy z kontrahentami,
- procedura działalności outsourcingowej,
- procedura zachowania w przypadku kontroli organów ścigania,
- procedura prowadzenia dokumentacji i sprawozdawczości wewnętrznej,
- procedura prowadzenia nadzoru zgodności z prawem,
- procedura prowadzenia postępowań wyjaśniających,
- procedura informowania o nieprawidłowościach.
Kolejnym etapem działań jest zapoznanie adresatów regulaminów i instrukcji z ich treścią i przeprowadzenie odpowiednich szkoleń w celu zapewnienia skutecznego wdrożenia tychże procedur. Tylko prawidłowo i profesjonalnie przygotowany i zaimplementowany program criminal compliance i należyta staranność ze strony przedsiębiorcy pozwolą uchronić zarówno firmę, jak i kadrę zarządzającą przed odpowiedzialnością karną i finansową, a to zgodnie ze znanym wszystkim przysłowiem: „lepiej zapobiegać niż leczyć”.